Anunţ privind ocuparea postului de șef birou

Probele de concurs:

Concursul pentru ocuparea postului vacant constă în 4 etape succesive, după cum urmează:

1. selecția dosarelor de înscriere;
2. proba scrisă din bibliografia concursului – ora 10:00;
3. proba practică verificarea cunoștințelor în domeniul utilizării calculatorului – ora 13:00;
4. interviu – ora 14:00.

Fiecare probă este eliminatorie.

Bibliografia concursului:

• Legea Educației Naționale nr. 1/2011, cu modificările și completările ulterioare;
• Codul drepturilor și obligațiilor studentului și regulamentul privind activitatea profesională a studenților de la ciclurile de studii universitare de licență și de masterat din Universitatea de Vest din Timișoara, aprobat prin HS nr. 19/24.09.2020 (site UVT) ;
• Regulamentul privind regimul actelor de studii și al documentelor universitare conform Ordinului nr. 4156/2020;
• Regulamentul privind regimul actelor de studii și al documentelor universitare în Universitatea de Vest din Timișoara, aprobat prin HS nr. 25/22.10.2020 (site UVT);
• ORDIN Nr. 5146/2019 din 12 septembrie 2019 privind aprobarea aplicării generalizate a Sistemului european de credite transferabile;
• ORDIN Nr. 5140/2019 din 11 septembrie 2019 pentru aprobarea Metodologiei privind mobilitatea academică a studenţilor;
• Carta Universității de Vest din Timișoara;
• Codul de etică și deontologie profesională al Universității de Vest din Timișoara.

Dosarele de concurs se vor depune până în data de 09.03.2022, ora 15:00 la Registratura UVT (cu mențiunea “În atenția Departamentului Resurse Umane, dosar candidatura post Denumirea postului”), sediul central al UVT sau la adresele de e-mail vanessa.dicso@e-uvt.ro, resurseumane@e-uvt.ro şi vor conţine obligatoriu următoarele documente:

1. cerere de înscriere la concurs adresată conducătorului instituţiei publice organizatoare (Anexa 1);
2. copia certificatului de naştere, copia actului de identitate sau orice alt document care atestă identitatea, potrivit legii, după caz;
3. copiile documentelor care să ateste nivelul studiilor şi ale altor acte care atestă efectuarea unor specializări, copiile documentelor care atestă îndeplinirea condiţiilor specifice;
4. copia carnetului de muncă, sau, după caz, o adeverinţă care să ateste vechimea în muncă, în meserie şi/sau în specialitatea studiilor;
5. cazierul judiciar eliberat cu cel mult 6 luni anterior datei derulării concursului (original);
6. adeverinţă medicală care să ateste starea de sănătate corespunzătoare eliberată cu cel mult 6 luni anterior derulării concursului de către medicul de familie al candidatului sau de către unităţile sanitare abilitate (original);
7. curriculum vitae;
8. declarație privind autenticitatea documentelor (Anexa 2).

-    Adeverinţa care atestă starea de sănătate conţine, în clar, numărul, data, numele emitentului şj calitatea acestuia, în formatul standard stabilit de Ministerul Sănătăţii.

Actele prevăzute la pct. IV lit. 2), 3), 4), vor fi prezentate şi în original în vederea verificării conformităţii copiilor cu acestea, de către o persoană desemnată din cadrul Departamentului Resurse Umane anterior sau în ziua stabilită pentru concurs.

Informaţii privind postul de secretar institut/facultate, în cadrul Biroului de Gestiune și Infocentru studenți din cadrul Secretariatului General (SG-UVT):

• Postul de secretar institut/facultate este subordonat Secretarului șef universitate;
• Durata şi condiţiile muncii: postul este pe perioadă determinată, cu posibilitate de prelungire, durata timpului de lucru fiind de 8 ore/zi, respectiv 40 ore/săptămână în condiţii normale de lucru;
• Salariul minim brut de încadrare a postului este de 5773 lei, în funcție de vechimea în muncă și specialitate.
• Perioada de probă este de 30 zile conform legii;
• Concediul de odihnă şi durata acestuia: se acordă anual în conformitate cu prevederile Codului Muncii-republicat, şi a legilor speciale (dacă este cazul).

Condiții generale:

1. are cetățenia română, cetățenie a altor state membre ale Uniunii Europene sau a statelor aparținând Spațiului Economic European și domiciliul în România;
2. cunoaște limba română, scris și vorbit;
3. are vârsta minimă reglementată de prevederile legale;
4. are capacitate deplină de exercițiu;
5. are o stare de sănătate corespunzătoare postului pentru care candidează, atestată pe baza adeverinței medicale eliberate de medicul de familie sau de unitățile sanitare abilitate;
6. îndeplinește condițiile de studii și, după caz, de vechime sau alte condiții specifice potrivit cerințelor postului scos la concurs;
7. nu a fost condamnată definitiv pentru săvârșirea unei infracțiuni contra umanității, contra statului ori contra autorității, de serviciu sau în legătură cu serviciul, care împiedică înfăptuirea justiției, de fals ori a unor fapte de corupție sau a unei infracțiuni săvârșite cu intenție, care ar face-o incompatibilă cu exercitarea funcției, cu excepția situației în care a intervenit reabilitarea.

Condiții specifice:

• Studii superioare;
• Experiență minimă de 5 ani în domeniul secretariatului;
• Vechimea specifică postului (Experiența minimă în ani corelată cu încadrarea salarială):
  minimum 6 luni;
• Cunoașterea și înțelegere a limbii engleze;
• Cunoștințe utilizare PC, cunoștințe utilizare navigatoare (browsere) internet, cunoștințe de utilizare a programelor din pachetul Microsoft Office sau echivalent (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point), cunoștințe de utilizare Adobe Reader, cunoștințe de utilizare GMail, Google Drive & instrumentele subsecvente;
• Cunoștințe utilizare program de gestiune a studenților – UMS;
• Cunoaștere foarte bună a gramaticii și ortografiei limbii române.
• Alte cerințe specifice:
  - capacitate de analiză și sinteză, adaptare dinamică la sarcinile de serviciu, rezistență la stres;
  - spirit de inițiativă;
  - persoană responsabilă și organizată;
  - abilități de comunicare;
  - abilități de lucru în echipă

• planifică, organizează, coordonează și controlează activitatea Centrului de Gestiune a Școlarității și InfoCentrului studențesc;
• repartizează responsabilităţile angajaților din subordine;
• colaborează în permanență cu Secretarele Șefe ale facultățiilor;
• participă la organizarea activităţii legate de procesul de admitere la studii universitare de licenţă şi masterat;
• controlează şi sprijină colectivul Centrului de Gestiune a Școlarității în soluţionarea problemelor privind evidenţa studenţilor, gestionarea dosarelor personale ale acestora, întocmirea documentelor care reflectă activitatea şcolară a studenţilor;
• controlează și sprijină colectivul InfoCentrului Studenți UVT din cadrul Centrului de gestiune a școlarității;
• se implică direct în sprijinirea activităţii Centrului de Gestiune a Școlarității, intervenind operativ pentru eliminarea disfuncţionalităţilor;
• coordonarea eficientă şi rezolvarea promptă a problemelor legate de activităţile cu studenţii;
• întocmește orice situație statistică privind studenții și rapoarte solicitate de conducerea U.V.T.;
• asigură respectarea prevederilor legale în activitatea de secretariat cu privire la evidenţa studenţilor;
• utilizează programul UMS în vederea verificării de rapoarte, statistici, situații școlare, examen de admitere, examen licență, burse;
• verifică platforma REI în vederea actualizării datelor din RMU;
• urmărește și aplică hotărârile luate de Consiliul de administrație, Senat precum și toate dispozițiile și deciziile rectorului;
• întocmește statele de plată pentru bursă;
• propune şefului ierarhic superior măsuri de motivare sau sancţionare, după caz, a personalului din subordine;
• evaluează anual activitatea personalului din subordinea sa;
• întocmeşte fişele de post pentru personalul din subordine;
• întocmeşte pontajul lunar al persoanelor aflate în subordinea sa;
• obligația de a respecta secretul de serviciu;
• constituie obligație de serviciu verificarea zilnică (cu excepţia concediului legal) a corespondenţei electronice sosite pe adresa instituţională de e-mail;
• constituie obligație de serviciu și sarcinile date de șefii ierarhici superiori, legate de specificul postului cu respectarea repartizării echitabile a sarcinilor între posturi;
• reprezintă biroul în relaţiile cu structurile de conducere de la nivelul ierarhic superior din U.V.T.;
• se obligă să respecte prevederile Cartei, Regulamentelor şi celorlalte reglementări în vigoare.