Anunţ privind ocuparea postului de secretar

Dosarele de concurs se vor depune până în data de 21.09.2021, ora 15:00 la Registratura UVT (cu mențiunea “În atenția Departamentului Resurse Umane, dosar candidatura post Denumirea postului”), sediul central al UVT sau la adresele de e-mail vanessa.dicso@e-uvt.ro, resurseumane@e-uvt.ro şi vor conţine obligatoriu următoarele documente:

1. cerere de înscriere la concurs adresată conducătorului instituţiei publice organizatoare (Anexa 1);
2. copia certificatului de naştere, copia actului de identitate sau orice alt document care atestă identitatea, potrivit legii, după caz;
3. copiile documentelor care să ateste nivelul studiilor şi ale altor acte care atestă efectuarea unor specializări, copiile documentelor care atestă îndeplinirea condiţiilor specifice;
4. copia carnetului de muncă, sau, după caz, o adeverinţă care să ateste vechimea în muncă, în meserie şi/sau în specialitatea studiilor;
5. cazierul judiciar eliberat cu cel mult 6 luni anterior datei derulării concursului (original);
6. adeverinţă medicală care să ateste starea de sănătate corespunzătoare eliberată cu cel mult 6 luni anterior derulării concursului de către medicul de familie al candidatului sau de către unităţile sanitare abilitate (original);
7. curriculum vitae;
8. declarație privind autenticitatea documentelor (Anexa 2).

–    Adeverinţa care atestă starea de sănătate conţine, în clar, numărul, data, numele emitentului şj calitatea acestuia, în formatul standard stabilit de Ministerul Sănătăţii.

Actele prevăzute la pct. IV lit. 2), 3), 4), vor fi prezentate şi în original în vederea verificării conformităţii copiilor cu acestea, de către o persoană desemnată din cadrul Departamentului Resurse Umane anterior sau în ziua stabilită pentru concurs.

Informaţii privind postul de secretar institut, în cadrul Cancelariei Rectorului/ Secretariat Prorector:

• Postul de secretar institut este subordonat Șefului Cancelariei Rectorului U.V.T/Prorectorului responsabil cu Strategia financiară și economică;
• Durata şi condiţiile muncii: postul este pe perioadă determinate – 1 an, cu posibilitate de prelungire, durata timpului de lucru fiind de 8 ore/zi, respectiv 40 ore/săptămână în condiţii normale de lucru;
• Salariul brut de încadrare a postului: minimum 3178 – maximum 4854 lei, în funcție de vechimea în muncă și specialitate.
• Perioada de probă este de 30 zile conform legii;
• Concediul de odihnă şi durata acestuia: se acordă anual în conformitate cu prevederile Codului Muncii-republicat, şi a legilor speciale (dacă este cazul).

Condiții generale:

1. are cetățenia română, cetățenie a altor state membre ale Uniunii Europene sau a statelor aparținând Spațiului Economic European și domiciliul în România;
2. cunoaște limba română, scris și vorbit;
3. are vârsta minimă reglementată de prevederile legale;
4. are capacitate deplină de exercițiu;
5. are o stare de sănătate corespunzătoare postului pentru care candidează, atestată pe baza adeverinței medicale eliberate de medicul de familie sau de unitățile sanitare abilitate;
6. îndeplinește condițiile de studii și, după caz, de vechime sau alte condiții specifice potrivit cerințelor postului scos la concurs;
7. nu a fost condamnată definitiv pentru săvârșirea unei infracțiuni contra umanității, contra statului ori contra autorității, de serviciu sau în legătură cu serviciul, care împiedică înfăptuirea justiției, de fals ori a unor fapte de corupție sau a unei infracțiuni săvârșite cu intenție, care ar face-o incompatibilă cu exercitarea funcției, cu excepția situației în care a intervenit reabilitarea.

Condiții specifice:

• Studii superioare ;
• Vechimea specifică postului (Experiența minimă în ani corelată cu încadrarea salarială): fără experiență;
• Experiența într-un post/domeniu similar constituie un avantaj;
• Cunoştinţe calculator: Microsoft Word, Microsoft Excel.;
• Alte cerințe specifice:
  • capacitate de analiză și sinteză, adaptare dinamică la sarcinile de serviciu, rezistență la stres;
  • spirit de inițiativă;
  • persoană responsabilă și organizată;
  • abilități de comunicare;
  • abilități de lucru în echipă.

• gestionează documentele/mesajele/adresele specifice activității și domeniului de responsabilitate al Prorectorului de resort;
• repartizează corespondența în funcție de conținut;
• asigură tehnoredactarea adreselor/răspunsurilor pe baza documentării prealabile și prezentarea acestora la semnat împreună cu materialul de bază;
• tehnoredactează documente în funcție de necesități și răspunde de predarea/preluarea la timp a documentelor/mesajelor;
• răspunde de planificarea, convocarea și confirmarea întâlnirilor și audiențelor Prorectorului de resort;
• asigură păstrarea documentelor, predarea și primirea în timp a documentelor și mesajelor, asigurarea circuitului actelor și documentelor de la nivelul Prorectoratului;
• asigură înregistrarea și distribuirea materialelor aprobate de Prorectorul de resort către destinatari, departamente, facultăți și alte entități;
• gestionează mapa cu documentele și corespondența internă și externă a Prorectorului de resort;
• preia și direcționează apelurile telefonice, iar dacă persoana solicitată este ocupată / lipsește, preia eventualele mesaje și le transmite ulterior sau direcționează apelul către persoanele care ar putea să cunoască problema;
• asigură evidența primirii faxurilor, și distribuția lor în funcție de conținut și rezoluția primită;
• programează audiențele;
• primește și transmite e-mail-uri și memo-uri;
• asigură o bună comunicare cu toate departamentele instituției și transmite corect și în timp util informațiile;
• răspunde de corectitudinea și promptitudinea cu care furnizează / transmite informații;
• răspunde de promovarea imaginii instituției prin comportamentul adoptat și prin activitatea desfășurată;
• urmărește în permanență dacă mesajele / corespondența au fost recepționate / transmise și au ajuns la destinație;
• răspunde de rapiditatea și promptitudinea cu care preia / transmite mesajele celor interesați;
• respectă termenele impuse de predare a situațiilor către superiorul ierarhic;
• are o atitudine politicoasă atât față de colegi, cât și față de persoanele cu care vine în contact în cadrul instituției;
• întocmirea propunerilor de planuri în vederea achiziționării de materiale, întocmirea referatelor de necesitate, a comenzilor aferente emiterilor de facturi;
• are obligația de a asigura confidențialitatea informațiilor;
• are obligația de a respecta Carta UVT, Regulamentul Intern de Organizare și Funcționare de la nivelul UVT și Cancelariei Rectorului;
• păstrează și arhivează documentele întocmite și stabilește predarea lor în arhiva unității pe bază de proces verbal de predare-primire;
• gestionează documentele privind acordarea burselor pentru studenţi, la nivelul UVT;
• verifică respectarea procedurilor de întocmire a documentelor financiare din mapa prorectorului de resort;
• are obligația să respecte elementele definitorii ale eticii și deontologiei personalului administrativ prevăzute în Codul de etică al UVT.
• în cazul absenței unui angajat, din cadrul punctului de lucru, preia din atribuțiile acestuia și răspunde de ducerea la îndeplinire a sarcinilor de serviciu specifice postului, primite din partea șefului ierarhic superior, cu respectarea echitabilă a sarcinilor între posture;
• asigură confidenţialitatea datelor personale pe care le prelucrează pe toată durata contractului individual de muncă şi după încetarea acestuia, pe termen nelimitat, în conformitate cu prevederile Regulamentului UE 2016/679, a altor dispoziții de drept al Uniunii Europene sau de drept intern, aplicabile;
• constituie obligație de serviciu și sarcinile date de șeful ierarhic superior, legate de specificul postului cu respectarea repartizării echitabile a sarcinilor între posturi;
• se obligă să respecte prevederile Cartei, Regulamentelor şi celorlalte reglementări interne în vigoare în Universitatea de Vest din Timişoara.