Anunţ privind ocuparea postului de secretar administrativ/facultate

Probele de concurs:

Concursul pentru ocuparea postului vacant constă în 4 etape succesive, după cum urmează:

1. selecția dosarelor de înscriere;
2. proba scrisă– ora 10:00;
3. proba prcatică – ora 13:00;
4. interviu – ora 14:00.

Fiecare probă este eliminatorie.

Bibliografia concursului:

• Legea Educației Naționale nr. 1/2011, cu modificările și completările ulterioare;
• Codul drepturilor și obligațiilor studentului și regulamentul privind activitatea profesională a studenților de la ciclurile de studii universitare de licență și de masterat din Universitatea de Vest din Timișoara, aprobat prin HS nr. 19/24.09.2020 (site UVT);
• Metodologia UVT privind organizarea și desfășurarea procesului de admitere pentru programele de studii universitare de la ciclul de studii de licență, anul universitar 2020-2021, ediția a III-a. HS 12 din 25.06.2020;
• Metodologia UVT privind organizarea și desfășurarea procesului de admitere pentru programele de studii universitare de la ciclul de studii de master, anul universitar 2020-2021, ediția a III-a. HS 12 din 25.06.2020;
• Carta Universității de Vest din Timișoara;
• Codul de etică și deontologie profesională al Universității de Vest din Timișoara.

Dosarele de concurs se vor depune până în data de 08.04.2022, ora 15:00 la Registratura UVT (cu mențiunea “În atenția Departamentului Resurse Umane, dosar candidatura post ”Denumirea postului”), sediul central al UVT sau la adresele de e-mail vanessa.dicso@e-uvt.ro, resurseumane@e-uvt.ro şi vor conţine obligatoriu următoarele documente:

1. cerere de înscriere la concurs adresată conducătorului instituţiei publice organizatoare (Anexa 1);
2. copia certificatului de naştere, copia actului de identitate sau orice alt document care atestă identitatea, potrivit legii, după caz;
3. copiile documentelor care să ateste nivelul studiilor şi ale altor acte care atestă efectuarea unor specializări, copiile documentelor care atestă îndeplinirea condiţiilor specifice;
4. copia carnetului de muncă, sau, după caz, o adeverinţă care să ateste vechimea în muncă, în meserie şi/sau în specialitatea studiilor;
5. cazierul judiciar eliberat cu cel mult 6 luni anterior datei derulării concursului (original);
6. adeverinţă medicală care să ateste starea de sănătate corespunzătoare eliberată cu cel mult 6 luni anterior derulării concursului de către medicul de familie al candidatului sau de către unităţile sanitare abilitate (original);
7. curriculum vitae;
8. declarație privind autenticitatea documentelor (Anexa 2).

–    Adeverinţa care atestă starea de sănătate conţine, în clar, numărul, data, numele emitentului şj calitatea acestuia, în formatul standard stabilit de Ministerul Sănătăţii.

Actele prevăzute la pct. IV lit. 2), 3), 4), vor fi prezentate şi în original în vederea verificării conformităţii copiilor cu acestea, de către o persoană desemnată din cadrul Departamentului Resurse Umane anterior sau în ziua stabilită pentru concurs.

Informaţii privind postul de secretar administrativ/facultate, în cadrul Facultății de Științe Politice, Filosofie și Științe ale Comunicăii

• Postul de secretar administrativ/facultate este subordonat Secretarului Șef;
• Durata şi condiţiile muncii: postul este pe perioadă determinată, cu posibilitate de prelungire, durata timpului de lucru fiind de 8 ore/zi, respectiv 40 ore/săptămână în condiţii normale de lucru;
• Salariul minim brut de încadrare a postului este de 2550 lei, în funcție de vechimea în muncă și specialitate.
• Perioada de probă este de 30 zile conform legii;
• Concediul de odihnă şi durata acestuia: se acordă anual în conformitate cu prevederile Codului Muncii-republicat, şi a legilor speciale (dacă este cazul).

Condiții generale:

1. are cetățenia română, cetățenie a altor state membre ale Uniunii Europene sau a statelor aparținând Spațiului Economic European și domiciliul în România;
2. cunoaște limba română, scris și vorbit;
3. are vârsta minimă reglementată de prevederile legale;
4. are capacitate deplină de exercițiu;
5. are o stare de sănătate corespunzătoare postului pentru care candidează, atestată pe baza adeverinței medicale eliberate de medicul de familie sau de unitățile sanitare abilitate;
6. îndeplinește condițiile de studii și, după caz, de vechime sau alte condiții specifice potrivit cerințelor postului scos la concurs;
7. nu a fost condamnată definitiv pentru săvârșirea unei infracțiuni contra umanității, contra statului ori contra autorității, de serviciu sau în legătură cu serviciul, care împiedică înfăptuirea justiției, de fals ori a unor fapte de corupție sau a unei infracțiuni săvârșite cu intenție, care ar face-o incompatibilă cu exercitarea funcției, cu excepția situației în care a intervenit reabilitarea.

 Condiții specifice:

• Studii medii în domenii relevante postului;
• Vechimea specifică postului (Experiența minimă în ani corelată cu încadrarea salarială): fără experiență;
• Cunoașterea și înțelegerea limbii engleze;
• Cunoştinţe calculator : Word, Excel;

Alte cerințe specifice:

• capacitate de analiză și sinteză, adaptare dinamică la sarcinile de serviciu, rezistență la stres;
• spirit de inițiativă;
• persoană responsabilă și organizată;
• abilități de comunicare;
• abilități de lucru în echipă.

• efectuarea lucrărilor referitoare la concursul de admitere la ciclurile de licență și master, concretizate în verificarea şi prelucrarea dosarelor candidaţilor admişi și introducerea datelor în programul academic de gestiune a școlarității (UMS);
• înmatricularea studenţilor/masteranzilor din anul I, asigurarea înscrierii anuale a studenţilor/masteranzilor din anii superiori în urma reclasificării și descărcarea datelor în centralizator și registrul matricol;
• asumarea răspunderii pentru păstrarea şi completarea dosarelor studenţilor/masteranzilor, de la înmatriculare până la absolvirea facultăţii;
• completarea şi eliberarea carnetelor de student/legitimațiilor de călătorie/cupoanelor CFR pentru ciclul I licență și master, vizarea carnetelor studenţilor/masteranzilor din anii superiori precum şi eliberarea, la cerere, de duplicate și cupoane CFR și întocmirea „Centralizatorului de date comunicate abonamente RATT”;
• punerea la dispoziţia studenţilor/masteranzilor a contractului de studii și anexele aferente;
• asignarea în UMS, la fiecare student/masterand, a disciplinelor obligatorii, opționale și facultative, precum și a disciplinelor complementare care formează precumpănitor competențele transversale de la domeniile din UVT, altele decât cele parcurse de către student conform Regulamentului de elaborare a planurilor de învățământ din UVT.
• eliberarea, la cerere, a adeverinţelor de student/masterand precum şi a foilor matricole parțiale;
• furnizarea zilnică a informaţiilor solicitate de studenţi şi public, efectuarea tuturor mobilizărilor şi redactarea anunţurilor pentru studenţii/masteranzii programelor de studii gestionate;
• întocmirea şi ţinerea evidenţei privind situaţia şcolară a studenţilor/masteranzilor prin: întocmirea şi afişarea listelor cu grupele de studenţi; pregătirea cataloagelor pentru disciplinele planificate în fiecare sesiune de examene; trecerea notelor din cataloage în centralizator şi calcularea mediilor după fiecare sesiune de examene; trecerea notelor din centralizator în registrul matricol şi prezentarea registrelor matricole conducerii facultății, în vederea semnării lor;
• întocmirea foilor matricole parțiale, foilor matricole, suplimentelor la diplomă la cererea studenţilor/masteranzilor, pe baza registrului matricol şi asumarea răspunderii privind corectitudinea datelor înscrise în acestea;
• stabilirea examenelor de diferenţă pentru studenţii/masteranzii cu întrerupere de studii, cu prelungirea studiilor, reînmatriculaţi sau transferaţi, precum şi aducerea la cunoştinţă a acestor informaţii studenţilor în cauză;
• preluarea, înregistrarea și prelucrarea tuturor cererilor studenţilor/masteranzilor privitoare la burse, cazare, întreruperea studiilor, transferuri, prelungirea studiilor etc.;
• realizarea situațiilor statistice privind evidenţa studenţilor/masteranzilor restanţieri, a gradului de încasare a taxelor, promovabilitate, gradul de abandon, angajabilitate, etc.
• întocmirea proceselor-verbale pentru prezentarea studenţilor/masteranzilor la examene, numai după achitarea taxelor;
• asumarea răspunderii privind întocmirea corectă a proceselor verbale/cataloagelor care permit prezentarea la examene a studenţilor/masteranzilor numai după achitarea taxelor, conform reglementărilor în vigoare;
• întocmirea listei studenţilor/masteranzilor care urmează să fie exmatriculaţi;
• introducerea notelor în UMS în vederea calculării mediilor și reclasificărilor;
• calcularea mediilor semestriale/anuale;
• întocmirea listelor cu studenții bursieri în funcție de medii, pentru acordarea burselor, ţinând cont de condiţiile stabilite de regulament;
• preluarea, verificarea și transmiterea documentelor pentru acordarea burselor sociale, înaintarea către secretarul șef al facultăţii și întocmirea “Centralizatorului de date comunicate burse”;
  • întocmirea tuturor situaţiilor referitoare la absolvenţi:
    tabelul cu absolvenţii, în vederea înscrierii la examenul de licenţă/disertație, mediile anilor de studiu, numărul total de credite, media generală de promovare a anilor de studii, titlul şi conducătorul ştiinţific al lucrării de licenţă/disertație;
    b. asumarea răspunderii privind respectarea parcurgerii integrale a planului de învăţământ de către fiecare absolvent înscris la ciclul de licenţă/master;
    c. efectuarea înscrierii absolvenţilor cu preluarea şi înregistrarea lucrării de licenţă/disertație;
    d. calcularea pentru fiecare absolvent a mediei probelor susţinute la licenţă/disertație, media examenului de licenţă/disertație şi întocmirea tabelului centralizator cu rezultatele la examenul de licenţă/disertație pe specializări;
    e. întocmirea, verificarea şi eliberarea adeverinţelor absolvenţilor;
    f. întocmirea suplimentelor la diplomă, verificarea acestora şi asumarea răspunderii privind corectitudinea datelor înscrise în acestea.
• clasificarea dosarelor studenţilor/masteranzilor, absolvenţilor, exmatriculaţilor şi inventarierea conform normelor tehnice de arhivare;
• eliberarea actelor absolvenţilor şi studenţilor/masteranzilor respinşi/exmatriculaţi, numai pe baza fişei de lichidare;
• preluarea apelurilor telefonice, informarea publicului, actualizarea datelor la avizier, pe site-ul facultății;
• preluarea de la studenţi a cererilor tip privitoare la burse, cazare, întreruperea studiilor, transferuri, prelungirea studiilor etc. şi transmiterea acestora către secretarul șef;
• asigurarea legăturii dintre cadrele didactice şi studenţi cu celelalte servicii şi departamente din facultate şi din exteriorul ei;
• răspunde de evidența studenților de la programele de studii postuniversitare;
• urmărirea, în mod curent, a documentelor primite sau expediate prin poştă pentru respectarea termenelor de rezolvare a acestora;
• centralizarea, distribuirea şi urmărirea informaţiilor solicitate de către Conducerea facultății şi alte servicii şi departamente.
• gestionează mijloacele fixe și de inventar de la nivelul departamentelor;
• păstrează confidențialitatea informațiilor și a documentelor legate de facultate/universitate și respectă cu strictețe regulamentele în vigoare ale UVT;
• obligația de a respecta secretul de serviciu;
• constituie obligație de serviciu verificarea zilnică (cu excepţia concediului legal) a corespondenţei electronice sosite pe adresa instituţională de e-mail;
• asigură păstrarea și arhivarea tuturor documentelor ce sunt gestionate în secretariat, conform nomenclatorului de arhivare în vigoare;
• constituie obligație de serviciu și sarcinile date de șeful ierarhic superior, legate de specificul postului cu respectarea repartizării echitabile a sarcinilor între posturi;
• se obligă să respecte prevederile Cartei, Regulamentelor şi celorlalte reglementări în vigoare.