Anunţ privind ocuparea a două posturi de secretar institut

Probele de concurs:

Concursul pentru ocuparea postului vacant constă în 4 etape succesive, după cum urmează:

1. selecția dosarelor de înscriere;
2. proba scrisă din bibliografia concursului – ora 10:00;
3. proba practică verificarea cunoștințelor în domeniul utilizării calculatorului – ora 12:00;
4. interviu – ora 14:00.

Fiecare probă este eliminatorie.

Bibliografia concursului:

• Legea Educației Naționale nr. 1/2011, cu modificările și completările ulterioare;
• Codul drepturilor și obligațiilor studentului și regulamentul privind activitatea profesională a studenților de la ciclurile de studii universitare de licență și de masterat din Universitatea de Vest din Timișoara, aprobat prin HS nr. 19/24.09.2020 (site UVT) ;
• Regulamentul privind regimul actelor de studii și al documentelor universitare conform Ordinului nr. 4156/2020;
• Regulamentul privind regimul actelor de studii și al documentelor universitare în Universitatea de Vest din Timișoara, aprobat prin HS nr. 25/22.10.2020 (site UVT);
• ORDIN Nr. 5146/2019 din 12 septembrie 2019 privind aprobarea aplicării generalizate a Sistemului european de credite transferabile;
• ORDIN Nr. 5140/2019 din 11 septembrie 2019 pentru aprobarea Metodologiei privind mobilitatea academică a studenţilor;
• Carta Universității de Vest din Timișoara;
• Codul de etică și deontologie profesională al Universității de Vest din Timișoara.

Dosarele de concurs se vor depune până în data de 08.06.2022, ora 15:00 la Registratura UVT (cu mențiunea “În atenția Departamentului Resurse Umane, dosar candidatura post Denumirea postului”), sediul central al UVT sau la adresele de e-mail vanessa.dicso@e-uvt.ro, resurseumane@e-uvt.ro şi vor conţine obligatoriu următoarele documente:

1. cerere de înscriere la concurs adresată conducătorului instituţiei publice organizatoare (Anexa 1);
2. copia certificatului de naştere, copia actului de identitate sau orice alt document care atestă identitatea, potrivit legii, după caz;
3. copiile documentelor care să ateste nivelul studiilor şi ale altor acte care atestă efectuarea unor specializări, copiile documentelor care atestă îndeplinirea condiţiilor specifice;
4. copia carnetului de muncă, sau, după caz, o adeverinţă care să ateste vechimea în muncă, în meserie şi/sau în specialitatea studiilor;
5. cazierul judiciar eliberat cu cel mult 6 luni anterior datei derulării concursului (original);
6. adeverinţă medicală care să ateste starea de sănătate corespunzătoare eliberată cu cel mult 6 luni anterior derulării concursului de către medicul de familie al candidatului sau de către unităţile sanitare abilitate (original);
7. curriculum vitae;
8. declarație privind autenticitatea documentelor (Anexa 2).

-    Adeverinţa care atestă starea de sănătate conţine, în clar, numărul, data, numele emitentului şj calitatea acestuia, în formatul standard stabilit de Ministerul Sănătăţii.

Actele prevăzute la pct. IV lit. 2), 3), 4), vor fi prezentate şi în original în vederea verificării conformităţii copiilor cu acestea, de către o persoană desemnată din cadrul Departamentului Resurse Umane anterior sau în ziua stabilită pentru concurs.

Informaţii privind postul de secretar institut/facultate, în cadrul Biroului de Gestiune și Infocentru studenți din cadrul Secretariatului General (SG-UVT):

• Postul de secretar institut/facultate este subordonat Secretarului șef universitate;
• Durata şi condiţiile muncii: postul este pe perioadă determinată, cu posibilitate de prelungire, durata timpului de lucru fiind de 8 ore/zi, respectiv 40 ore/săptămână în condiţii normale de lucru;
• Salariul minim brut a postului este de 3.371 lei.
• Indemnizația de hrană este de 347 lei.
• Perioada de probă este de 30 zile conform legii;
• Concediul de odihnă şi durata acestuia: se acordă anual în conformitate cu prevederile Codului Muncii-republicat, şi a legilor speciale (dacă este cazul).

Condiții generale:

1. are cetățenia română, cetățenie a altor state membre ale Uniunii Europene sau a statelor aparținând Spațiului Economic European și domiciliul în România;
2. cunoaște limba română, scris și vorbit;
3. are vârsta minimă reglementată de prevederile legale;
4. are capacitate deplină de exercițiu;
5. are o stare de sănătate corespunzătoare postului pentru care candidează, atestată pe baza adeverinței medicale eliberate de medicul de familie sau de unitățile sanitare abilitate;
6. îndeplinește condițiile de studii și, după caz, de vechime sau alte condiții specifice potrivit cerințelor postului scos la concurs;
7. nu a fost condamnată definitiv pentru săvârșirea unei infracțiuni contra umanității, contra statului ori contra autorității, de serviciu sau în legătură cu serviciul, care împiedică înfăptuirea justiției, de fals ori a unor fapte de corupție sau a unei infracțiuni săvârșite cu intenție, care ar face-o incompatibilă cu exercitarea funcției, cu excepția situației în care a intervenit reabilitarea.

Condiții specifice:

• Studii superioare;
• Experiența în domeniul secretariatului constituie un avantaj;
• Vechimea specifică postului (Experiența minimă în ani corelată cu încadrarea salarială): fără experiență;
• Cunoașterea și înțelegerea limbii engleze;
• Cunoștințe utilizare PC, cunoștințe utilizare navigatoare (browsere) internet, cunoștințe de utilizare a programelor din pachetul Microsoft Office sau echivalent (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point), cunoștințe de utilizare Adobe Reader, cunoștințe de utilizare GMail, Google Drive & instrumentele subsecvente;
• Cunoaștere foarte bună a gramaticii și ortografiei limbii române;
• Alte cerințe specifice:
  • capacitate de analiză și sinteză, adaptare dinamică la sarcinile de serviciu, rezistență la stres;
  • spirit de inițiativă;
  • persoană responsabilă și organizată;
  • abilități de comunicare;
  • abilități de lucru în echipă.

• verificarea/scanarea documentelor candidaţilor în procesul de admitere;
• verificarea plății taxelor de  înscriere, confirmare și a avansului taxelor de studiu;
• înmatricularea studenţilor/masteranzilor din anul I,;
• promovarea studenţilor/masteranzilor din anii superiori în urma reclasificării
• completarea şi eliberarea carnetelor de student/legitimațiilor de călătorie/cupoanelor CFR pentru ciclul I licență și master, vizarea carnetelor studenţilor/masteranzilor din anii superiori precum şi eliberarea, la cerere, de duplicate și cupoane CFR, evidența  legitimațiilor CFR în format electronic pentru import RMU;
• preluare documente de la studenți și întocmirea statelor de plată pentru decontări RATT;
• distribuirea și preluarea contractelor de școlarizare, anexelor la contract și contractul disciplinelor  pentru completare și semnare de către studenții înmatriculați;
• verificarea documentelor originale ale studenților înmatriculați pe loc finanțat de la bugetul de stat;
• preluarea dosarelor de burse, a conturilor IBAN pentru studenții bursieri; introducerea și asignarea conturilor IBAN  pentru studenții bursieri  în programul UMS;
• introducerea planurilor de învățământ în UMS;
• întocmește tabelul cu disciplinele din planul de invatamant și transmite către secretarul șef de facultate spre completare cu cadrele didactice care țin cursurile/laboratoarele/seminariile, conform statului de funcții și a acoperirilor;
• asignarea în UMS a disciplinelor obligatorii, opționale și facultative, precum și a disciplinelor complementare care formează competențele transversale de la domeniile din UVT, altele decât cele parcurse de către student conform Regulamentului de elaborare a planurilor de învățământ din UVT;
• asignarea cadrelor didactice și activităților didactice pentru fiecare disciplină în parte;
• configurarea sesiunilor de examene în UMS și introducerea planificărilor de examene;
• întocmirea şi ţinerea evidenţei privind situaţia şcolară a studenţilor prin: pregătirea cataloagelor pentru disciplinele planificate în fiecare sesiune de examene; calcularea mediilor după fiecare sesiune de examene;
• verificarea permanentă a situației financiare a studenților prin introducerea taxelor de reexaminare/recontractare, a taxelor de școlarizare, precum și a altor tipuri de taxe;
• întocmirea și eliberarea foilor matricole parțiale, foilor matricole, suplimentelor la diplomă la cererea studenţilor, pe baza registrului matricol şi asumarea răspunderii privind corectitudinea datelor înscrise în acestea;
• preluarea, înregistrarea și prelucrarea tuturor cererilor studenţilor privitoare la burse, cazare, reînmatriculare, întreruperea studiilor, transferuri, prelungirea studiilor etc.;
• realizarea situațiilor statistice privind evidenţa studenţilor restanţieri, a gradului de încasare a taxelor, promovabilitate, gradul de abandon, angajabilitate, etc.
• întocmirea listelor anexă la deciziile Rectorului (înmatriculare, exmatriculare, reinmatriculare, prelungire de studii, întrerupere/reluare de studii, transfer, etc) și distribuirea acestora la facultăți în vederea verificării, semnării și ștampilării;
• operarea în UMS a deciziilor Rectorului (reinmatriculare, reluare, prelungire, exmatriculare etc
• întocmirea listelor cu studenții bursieri în funcție de medii, pentru acordarea burselor, ţinând cont de condiţiile stabilite de regulament;
• configurarea sesiunilor de finalizare de studii;
• introducerea membrilor comisiilor de finalizare de studii;
• înscrierea absolvenților la examenul de finalizare de studii;
• introducerea titlului lucrării de licență/disertație și asignarea coordonatorului lucrării;
• descărcarea notelor primite de la comisia de finalizare studii;
• listarea adeverințelor de finalizare de studii și a foilor matricole parțiale și transmiterea lor către facultate în vederea verificării, semnării și ștampilării;
• întocmirea la cerere a tuturor situaţiilor referitoare la absolvenţi:
• întocmirea suplimentelor la diplomă și transmiterea lor către facultate în vederea verificării și semnării;
• eliberarea actelor absolvenţilor şi studenţilor  pe baza fişei de lichidare;
• întocmirea borderourilor cuprinzând datele absolvenților cu examen de licență promovat, în vederea completării diplomelor de licență, transmiterea acestora la facultăți în vederea verificării, semnării și ștampilării;
• listarea Registrului Matricol și transmiterea către facultăți în vederea verificării, semnării și ștampilării;
• verificarea nominală a studenților importați în Registrul Matricol Unic (RMU) precum și introducerea manuală a studenților care nu au putut fi importați (neexistenți în RMU, transferați, înscriși în an superior, etc.) conform cerințelor RMU;
• completarea machetelor pe platforma e-Survey Online Portal (e-SOP) pentru toate categoriile de studenți și absolvenți conform solicitărilor Institutului Național de Statistică;
• completarea machetelor pe platforma  naţională de colectare a datelor statistice pentru învăţământul superior - UEFISCDI ANS pentru toate categoriile de studenți și absolvenți conform solicitărilor ministerului;
• asigură confidențialitatea datelor personale pe care le prelucrează pe toată durata contractului individual de muncă și după încetarea acestuia, pe termen nelimitat, în conformitate cu prevederile Regulamentului UE 2016/679, a altor dispoziții de drept al Uniunii Europene sau de drept intern, aplicabile.
• constituie obligație de serviciu verificarea zilnică (cu excepția concediului legal) a corespondenței electronice sosite pe adresa instituțională de e-mail.
• pregătește și răspunde de predarea la arhivă a documentelor.
• Constituie obligație de serviciu și sarcinile date de șeful ierarhic superior, legate de specificul postului cu respectarea repartizării echitabile a sarcinilor între posturi.
• se obligă să respecte prevederile Cartei, Regulamentelor și celorlalte reglementări în vigoare.